Wat moet ik als werkgever regelen voor een zwangere medewerkster?

Is een medewerker zwanger? Dan moet je als werkgever direct een aantal dingen regelen. Denk aan werk aanpassen, zwangerschapsverlof plannen en de UWV-uitkering aanvragen. Regel je dit goed? Dan voorkom je uitval, houd je grip op je planning en blijft je team rustig doorwerken. Met deze checklist zie je in één oogopslag wat je wanneer doet.

1. Eerste gesprek met een zwangere medewerker

☐ Feliciteer je medewerker
☐ Plan een 1-op-1 gesprek op een rustige plek
☐ Vraag: “hoe voel je je en wat heb je nu nodig?”
☐ Spreek samen af wanneer het verlof ongeveer start
☐ Maak duidelijke afspraken over privacy (wie mag het weten?)

Zo voorkom je onduidelijkheid en geruchten op de werkvloer.

2. Werk aanpassen bij zwangerschap (Arbowet)

☐ Breng het werk in kaart: staan, tillen, tempo en werktijden
☐ Check risico’s volgens de Arbowet (zwaar werk, kou, sterke geuren, stress of gevaarlijke stoffen)
☐ Pas het werk direct aan waar nodig
☐ Bevestig de afspraken kort per mail

Twijfel je over de risico’s? Plan een afspraak bij de bedrijfsarts of check je RI&E.

3. Werktijden en rustmomenten aanpassen

☐ Stem werktijden af op wat haalbaar is
☐ Plan extra pauzes of kortere diensten
☐ Houd rekening met controles bij de verloskundige
☐ Zorg dat collega’s weten waar ze aan toe zijn

Zo voorkom je scheve gezichten en houd je het werk verdeeld.

4. Zwangerschapsverlof en vervanging regelen

☐ Noteer de uitgerekende datum
☐ Spreek af wanneer het zwangerschapsverlof start (4 tot 6 weken voor de bevalling)
☐ Regel op tijd vervanging of verdeel het werk binnen het team
☐ Laat je medewerker een overdrachtslijst maken

Let op: is je medewerker ziek? Dan start het zwangerschapsverlof altijd 6 weken voor de uitgerekende datum.

5. UWV-uitkering zwangerschap aanvragen

☐ Vraag om de zwangerschapsverklaring
☐ Vraag de zwangerschaps- en bevallingsuitkering (WAZO) aan via het UWV Werkgeversportaal
☐ Doe dit uiterlijk 2 weken vóór de start van het verlof
☐ Geef na de bevalling de geboortedatum door aan UWV

Tijdens het verlof betaalt UWV de uitkering (loondoorbetaling).

Een zwangerschap loopt niet altijd volgens planning. Plan daarom vaste momenten om bij te praten, bijvoorbeeld elke maand. Vraag hoe het gaat, of het werk nog past en waar je kunt bijsturen. Werk de overdracht stap voor stap bij en maak afspraken over contact tijdens het verlof en de terugkeer. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Je voorkomt verzuim, houdt overzicht in je planning en voorkomt last-minute stress. En minstens zo belangrijk: je laat zien dat je het goed regelt. Dat geeft rust op de werkvloer.

Veelgestelde vragen over zwangerschap werknemer

Wanneer moet een medewerker haar zwangerschap melden?
Uiterlijk 3 weken vóór de start van het zwangerschapsverlof.

Wie betaalt het salaris tijdens zwangerschapsverlof?
UWV betaalt een zwangerschaps- en bevallingsuitkering (WAZO).

Wat als een zwangere medewerker ziek wordt?
Dan start het zwangerschapsverlof altijd 6 weken vóór de uitgerekende datum.